En beta: Esta integración todavía está en fase beta, así que podrías notar algunos detalles por pulir. Reporta cualquier error que encuentres a hello@smoothstay.io.
Conectar Hospitable con SmoothStay permite que tus reservas aparezcan en SmoothStay por sí solas. Cada reserva recibe su propia guía digital y un enlace de acceso personalizado, y ese enlace se puede enviar a tu huésped automáticamente dentro de tus mensajes de Hospitable. Sin copiar y pegar, sin ingresos manuales.
Cómo funciona la sincronización
La conexión funciona en una sola dirección: de Hospitable a SmoothStay.
Tus propiedades, reservas y contactos de huéspedes fluyen hacia SmoothStay y se mantienen actualizados a medida que llegan o cambian las reservas.
Todo lo que edites dentro de SmoothStay se queda en SmoothStay. No se vuelve a escribir en Hospitable.
Hay una excepción. SmoothStay envía el enlace de la guía de cada huésped de vuelta a Hospitable para que puedas incluirlo en tus mensajes usando el código corto %guidebook%. Eso es lo único que viaja en esa dirección, y lo cubrimos cerca del final de este artículo.
Consulta las pautas de Hospitable para usar el código corto %guidebook% aquí.
Antes de conectar
Si tus plantillas de mensajes del PMS incluyen actualmente un código corto o personalizado para la guía, este se dirigirá a tu guía de SmoothStay tan pronto como te conectes. Por eso, hasta que tu contenido en SmoothStay esté listo, te sugerimos:
Eliminar el código de guía existente de tus mensajes automáticos del PMS.
Revisar y finalizar tus guías en SmoothStay.
Volver a pegar el mismo código cuando estés listo; este no cambia, así que no hay nada más que actualizar.
Consejo: Si no usas un código de guía existente en tus mensajes del PMS, ya puedes empezar.
Conecta tu cuenta
En SmoothStay, ve a Settings → Integrations.
Haz clic en Connect Hospitable.
Llegarás a una página de Hospitable que te pedirá autorizar a SmoothStay. Revisa lo que se va a compartir y haz clic en Authorize SmoothStay.
Una vez que autorices, Hospitable te enviará de regreso a SmoothStay y el asistente de importación se abrirá automáticamente.
La tarjeta de tu conexión mostrará Connected with Hospitable, junto con la fecha en que tu conexión se actualizará automáticamente por próxima vez. No necesitas hacer nada para mantenerla activa.
Importa tus propiedades
Cuando se abra el asistente, SmoothStay mostrará cada propiedad que encontró en tu cuenta de Hospitable y te sugerirá qué hacer con cada una.
Para cada propiedad tienes tres opciones:
Crear una nueva unidad. SmoothStay crea una unidad totalmente nueva y copia todo lo disponible desde Hospitable: detalles, amenidades y fotos.
Vincular a una unidad existente. Usa esto si ya configuraste la propiedad en SmoothStay. SmoothStay la vincula con la unidad que elijas y tú mantienes el control sobre lo que se sobrescribe (ver más abajo).
Omitir. Deja esa propiedad fuera por ahora. Puedes incorporarla más tarde con una resincronización.
Cualquier unidad nueva se factura a tu tarifa por unidad y se agrega automáticamente al total de tu suscripción mensual o anual.
Si vinculas a una unidad existente
La vinculación nunca sobrescribe tu contenido de SmoothStay a menos que tú lo decidas. En Select what to import from Hospitable, marca solo lo que quieras importar:
Detalles de la propiedad
Fotos
Amenidades
Todo lo que dejes desmarcado permanecerá exactamente como lo tienes en SmoothStay.
Elegir qué reservas importar
Para cada propiedad también decides qué tan atrás en el tiempo quieres ir.
Al marcar Existing reservations se importan las reservas actuales y futuras de Hospitable y se envía el código corto
%guidebook%para esas reservas; O,Déjalo desmarcado y comenzará la sincronización solo con las reservas nuevas a medida que vayan llegando.
De cualquier manera, las nuevas reservas de Hospitable siempre se sincronizan automáticamente a partir de ese momento.
En caso de que tengas 11 o más propiedades, tendrás que revisar cada página de la tabla.
Cuando estés satisfecho con tus elecciones, haz clic en Confirm and continue. Podrás volver a sincronizar el proceso de importación más tarde.
Una vez que confirmes, la importación se ejecutará en segundo plano. Puede tardar unos minutos según la cantidad de unidades y reservas que estés trayendo.
Agrega o actualiza propiedades más tarde (Resincronización)
¿Agregaste una propiedad nueva en Hospitable o quieres cambiar cómo está vinculada? Abre el menú ⋮ en tu tarjeta de conexión de Hospitable y elige Resync.
Resync reabre el mismo asistente de importación. Nada cambiará hasta que revises y confirmes en las siguientes pantallas.
Envía enlaces de guías a través de mensajes de Hospitable
Este es el único elemento que vuelve hacia Hospitable, y es lo que permite que tu huésped reciba su guía automáticamente.
Antes de empezar
Como respaldo, te recomendamos agregar el enlace general para compartir de cada una de tus propiedades de SmoothStay en Hospitable dentro de Properties → Details → Guidebook.
Para mensajes automáticos o respuestas rápidas
Además del enlace general para compartir de tu propiedad, cada reserva en SmoothStay tiene su propio enlace de reserva temporal. SmoothStay envía ese enlace a Hospitable, donde queda disponible mediante el código corto %guidebook%. Para usarlo:
En Hospitable, abre Guest Experience → Messaging rules.
Agrega o edita una regla que se envíe después de confirmarse una reserva (también puedes crear una respuesta rápida con el código corto
%guidebook%si envías un mensaje manual).Coloca el código corto
%guidebook%donde quieras que aparezca el enlace y añade una frase alrededor para que tu huésped sepa de qué se trata.
Según las pautas de Hospitable, configura la regla para que se envíe al menos 5 minutos después de confirmarse la reserva. Hospitable necesita unos minutos para generar el enlace. Si tu mensaje sale antes, el código corto podría llegar vacío.
Algunos detalles a tener en cuenta sobre el código corto:
Solo se rellena en mensajes automáticos o en respuestas rápidas guardadas previamente. Si agregas el código corto
%guidebook%de forma manual, quedará como texto sin formato.Solo funciona en reglas para reservas, no para consultas.
Inserta el enlace en sí, así que redacta tu propio texto alrededor.
Especialmente al principio, previsualiza tus mensajes en Hospitable para confirmar que el código corto funcione. Abre la regla de mensajería en Hospitable, haz clic en Preview message y selecciona una reserva real del menú desplegable. La línea de
%guidebook%debería mostrar un enlace completo. Compáralo con el enlace de esa reserva en SmoothStay para confirmar que coincidan.
Avanzado: enlaza directo a un artículo específico
Por defecto, %guidebook% abre la guía del huésped en su pantalla de inicio. Si prefieres enviarlo directo a un artículo, como las instrucciones exactas de llegada, puedes dirigir el enlace a ese contenido usando un enlace profundo (deep link).
Cada artículo en SmoothStay tiene su propio código de enlace profundo que puedes agregar a tu flujo de Hospitable:
En SmoothStay, ve a Guest Experience → Knowledge Base y abre el artículo al que quieras enlazar.
Haz clic en el ícono de compartir en ese artículo.
En el panel para compartir, revisa el enlace generado. La parte posterior a
&DL=es tu código de enlace profundo (por ejemplo,&DL=cartWRJHQN).Luego, en Hospitable, agrega el parámetro y código completos (por ejemplo,
&DL=cartWRJHQN)justo después del código corto en tu plantilla de mensaje.
Ahora el enlace llevará a tu huésped directamente a ese artículo. En el ejemplo anterior, el huésped llega directo a las indicaciones para llegar a la propiedad en lugar de la página principal de la guía.
¿Quieres saber más sobre enlaces profundos y todo a lo que puedes dirigirlos? Consulta la guía de SmoothStay sobre enlaces profundos a contenido específico.
También puedes hacer esto dentro de cualquier código personalizado de Hospitable. Asigna un nombre claro al código personalizado (el ejemplo usa PostalAddressK23), inserta %guidebook%&DL=... en el texto y usa ese código personalizado en tus reglas de mensajería como cualquier otro.
Consulta las pautas de Hospitable sobre cómo usar códigos cortos y códigos personalizados dentro de otros códigos personalizados aquí.
Resolución de problemas: si tu conexión de Hospitable caduca o se desconecta
Las conexiones se actualizan solas cada 12 horas según las pautas de Hospitable. Si algo interrumpe esto, tu tarjeta de Hospitable en Settings → Integrations mostrará Reconnect Hospitable indicando que no se pudo actualizar. Haz clic en Reconnect Hospitable y autoriza nuevamente para poner todo al día.
Si tu conexión con Hospitable se interrumpe, SmoothStay intentará reconectarse automáticamente hasta 4 veces durante la siguiente hora. Si aún no logra reconectarse, te enviaremos un correo para que puedas restablecerla manualmente. Nuestro equipo recibe una notificación al mismo tiempo y revisará el problema de inmediato en horario laboral.
Verificar tu conexión de Hospitable en registros individuales
Las unidades, los contactos y las reservas sincronizadas desde Hospitable muestran un ícono de conexión en la columna Actions.
Morado: conectado y sincronizando.
Amarillo: la conexión caducó o se cayó.
Los elementos que creaste directamente en SmoothStay no muestran este ícono.
Reenviar el enlace de la guía para una reserva
Si %guidebook% llegó vacío en un mensaje automático de Hospitable, puedes enviar el enlace a Hospitable de nuevo:
Ve a Reservations y busca la reserva.
Haz clic en el ícono de compartir en la columna Actions.
En la parte inferior de la ventana Share guidebook, haz clic en Re-send link to Hospitable.
Preguntas frecuentes
¿SmoothStay cambia algo en mi cuenta de Hospitable?
No, excepto dejar disponible el enlace de tu guía como el código corto %guidebook%. SmoothStay nunca edita tus reservas, los datos de los huéspedes ni la configuración de tus propiedades en Hospitable.
¿La importación creará reservas duplicadas?
Solo si importas reservas existentes para una propiedad donde ya agregaste esas mismas reservas a mano. Si has estado ingresando reservas manualmente, elige Don't import para esa propiedad y deja que las nuevas reservas se sincronicen de ahí en adelante. Las reservas ya importadas desde Hospitable nunca se duplican.
¿Puedo editar los detalles de las reservas en SmoothStay?
Los detalles que provienen de Hospitable, incluidas las notas y los problemas, se administran en Hospitable y quedan bloqueados en SmoothStay. Edítalos en Hospitable y el cambio se reflejará en SmoothStay. Los campos exclusivos de SmoothStay, como el código de la cerradura inteligente, puedes editarlos cuando quieras.
¿Puedo desconectarme?
La desconexión se realiza desde Hospitable:
Abre tu panel de control de Hospitable.
Ve a Settings → Tools → Connected integrations.
Busca SmoothStay y haz clic en Remove access.
¿Qué pasa después de desconectarte?
Las nuevas reservas de Hospitable dejarán de sincronizarse con SmoothStay. Las reservas y los contactos ya importados permanecerán en SmoothStay. El código corto %guidebook% dejará de actualizarse con nuevos enlaces. Cualquier regla de mensajería que aún lo use enviará un enlace vacío o desactualizado, así que elimina %guidebook% de tus reglas de mensajería de Hospitable, o cámbialo por una URL directa a la guía, antes de que salga tu próxima reserva.
¿Tengo que mantener la conexión activa manualmente?
No. Se actualiza por su cuenta. Solo necesitas intervenir si ves el aviso de Reconnect Hospitable.