Política de privacidad

En resumen: tu privacidad en SmoothStay

• Solo recopilamos lo necesario para operar la plataforma

• No vendemos ni alquilamos tus datos personales

• El contenido de tus guías es totalmente tuyo

• El contenido generado por AI utiliza los datos que proporcionas; no usamos tu contenido identificable para entrenar modelos de AI sin tu consentimiento

• Cuando recopilas datos de huéspedes a través de nuestra plataforma, tú eres el responsable del tratamiento y nosotros los procesamos en tu nombre. Puedes solicitar un DPA

• Las analíticas de las guías usan la zona horaria del navegador para estimar la ubicación; nunca recopilamos ni almacenamos direcciones IP

• Puedes acceder, corregir o eliminar tus datos en cualquier momento, dondequiera que vivas

• Si solicitas un reembolso bajo nuestra garantía de 60 días, eliminamos tu cuenta en cuanto se emite

• Usamos subencargados de confianza como Lemon Squeezy, Hospitable, Loops y Rybbit

• ¿Tienes preguntas? Escríbenos a hello@smoothstay.io

1. Información que recopilamos

a. Información que proporcionas (datos de anfitrión)

• Nombre, correo electrónico y otros datos de contacto al registrarte o comunicarte con nosotros

• Información de la propiedad, descripciones, fotos y demás contenido de las guías que subas

• Información estadística sobre tu marca u organización

• Datos de facturación al suscribirte a un plan de pago. Los pagos los procesa Lemon Squeezy. Recibimos tu plan, estado de suscripción y los ID de cliente y suscripción de Lemon Squeezy. No recibimos ni almacenamos los datos completos de tu tarjeta

• Si solicitas un reembolso bajo nuestra Garantía Smooth Start, la fecha de tu solicitud y cualquier comentario que decidas compartir sobre por qué SmoothStay no te funcionó

• Mensajes que envíes a nuestro equipo de soporte

b. Datos de huéspedes recopilados en tu nombre

Cuando activas funciones como el check-in online, formularios de registro de huéspedes o el AI Concierge, tus huéspedes pueden ingresar información personal mediante los Servicios. Esto puede incluir:

• Nombre del huésped, correo electrónico, número de teléfono

• Documentos de identidad (pasaporte, identificación oficial) enviados mediante las funciones de check-in online

• Detalles de llegada y salida

• Consultas y respuestas que el huésped ingresa en el AI Concierge

• Cualquier otra información que envíen mediante los formularios que configures

En estos casos, tú eres el responsable del tratamiento y SmoothStay actúa como encargado del tratamiento en tu nombre. Eres responsable de asegurar que los huéspedes estén informados sobre el uso de sus datos y de cumplir con las leyes de privacidad aplicables en tu jurisdicción. Cuando habilitas la recopilación de datos de huéspedes, como formularios de registro, los huéspedes también pueden otorgar consentimiento de marketing. Este consentimiento, incluido el texto exacto aceptado y la marca de tiempo, se almacena en tu nombre. Eres responsable de asegurar que los mensajes que envíes con estos datos cumplan con las leyes aplicables de marketing y mensajería (incluidas CAN-SPAM, TCPA y GDPR), y de contactar solo a quienes dieron su consentimiento.

c. Datos recopilados automáticamente

Cuando tú o tus huéspedes usan los Servicios, podemos recopilar automáticamente:

• Tipo de navegador, tipo de dispositivo e idioma preferido

• Páginas de referencia y de salida

• Fecha y hora de las visitas

• Comportamiento de uso (clics, páginas vistas, interacciones con el AI Concierge)

• Ubicación geográfica aproximada (país y región) derivada de la zona horaria del navegador, no de la dirección IP. No se almacena ninguna dirección IP.

d. Datos de integraciones de terceros

Si conectas los Servicios a una plataforma de terceros, como un sistema de gestión de propiedades (PMS), podemos recibir datos de esa plataforma, incluidos detalles de reservas, nombres de huéspedes, fechas de reserva e información de la propiedad, en la medida necesaria para habilitar la integración.

e. Cookies y tecnologías de seguimiento

Usamos cookies y tecnologías similares para funciones esenciales de la plataforma y analíticas. Consulta la Sección 10 para más detalles.

2. Cómo usamos tu información

Usamos los datos personales para:

• Proporcionar, operar y mantener los Servicios

• Ofrecer funciones impulsadas por AI, como la generación de guías y el AI Concierge (ver Sección 3)

• Comunicarnos contigo sobre tu cuenta, facturación y soporte

• Procesar pagos y gestionar suscripciones

• Revisar y procesar solicitudes de reembolso bajo la Garantía Smooth Start, incluyendo verificar tu elegibilidad y aplicar la regla de una sola vez por cliente

• Mejorar la funcionalidad y la experiencia de usuario

• Monitorear fraudes, abusos o problemas de seguridad

• Cumplir con obligaciones legales y hacer cumplir nuestros Términos de Servicio

• Facilitar las integraciones con terceros que hayas activado

• Enviarte novedades del producto y correos de marketing, si lo autorizaste o la ley lo permite. Puedes darte de baja en cualquier momento desde el enlace en cualquier correo

Los usos de esta lista son necesarios para prestar los Servicios, salvo las novedades de producto, correos de marketing y mejoras del servicio. Puedes oponerte a estos últimos en cualquier momento sin perder acceso a los Servicios.

No vendemos, alquilamos ni compartimos tus datos personales para fines publicitarios.

3. Funciones de AI y uso de datos

a. Cómo usan tus datos las funciones de AI

Las funciones de AI de SmoothStay —incluidos el generador de guías con AI y el AI Concierge— usan el contenido y la información de la propiedad que proporcionas para generar respuestas y resultados. Específicamente:

• El generador de guías con AI usa detalles de la propiedad, enlaces de publicaciones e información que ingreses para crear borradores de guías.

• El AI Concierge usa el contenido publicado en tu guía para responder a las preguntas de los huéspedes en tiempo real.

b. Entrenamiento de modelos

No usamos tu Contenido identificable ni los Datos de Huéspedes para entrenar modelos de AI sin tu consentimiento explícito. Podemos usar datos anonimizados y agregados del uso de la plataforma para evaluar y mejorar la calidad de las respuestas de la AI.

c. Proveedores de AI de terceros

Nuestras herramientas de AI operan con proveedores externos. Estos proveedores pueden procesar los datos que ingresas para generar los resultados. Elegimos proveedores que cuentan con acuerdos de tratamiento de datos y estándares de seguridad alineados con esta política. Los proveedores actuales están listados en la tabla de Subencargados en la Sección 8.

d. Interacciones de los huéspedes con el AI Concierge

Cuando tus huéspedes interactúan con el AI Concierge, sus consultas se procesan en tiempo real para generar respuestas basadas en el contenido de tu guía. Estas interacciones pueden registrarse para supervisar la calidad y detectar abusos. Como anfitrión, eres el responsable del tratamiento de esas interacciones; SmoothStay las procesa en tu nombre.

e. Responsabilidad sobre el contenido generado por AI

El contenido generado por AI puede contener errores o imprecisiones. Eres responsable de revisar todo el contenido de AI antes de mostrárselo a tus huéspedes. SmoothStay no se hace responsable de daños derivados de contenido inexacto generado por AI que se haya publicado sin revisión.

4. Datos de huéspedes: roles de responsable y encargado

a. SmoothStay como encargado del tratamiento

Cuando usas SmoothStay para recopilar, almacenar o procesar datos personales de tus huéspedes (como en el check-in online, formularios de registro o interacciones con el AI Concierge), SmoothStay procesa esos datos como encargado en tu nombre. Tú sigues siendo el responsable del tratamiento y eres el único responsable de:

• Informar adecuadamente a los huéspedes sobre el uso de sus datos

• Obtener los consentimientos necesarios de los huéspedes

• Asegurar que la recopilación de datos cumpla con las leyes de tu jurisdicción, incluidas GDPR, LGPD, LFPDPPP y otras normativas locales

b. Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA)

Si estás sujeto a GDPR u otra normativa que exija un DPA entre responsables y encargados, puedes solicitarlo escribiendo a hello@smoothstay.io. Nuestro DPA cumple con los requisitos del Artículo 28 del GDPR.

c. Documentos de identidad (captura de ID)

Cuando activas el check-in online con captura de identificación, los documentos de los huéspedes se procesan únicamente para completar el proceso de check-in. Estos documentos se manejan con controles de seguridad reforzados. Su retención se limita al período mínimo requerido por la ley o las obligaciones locales de registro de huéspedes. No usamos los documentos de identidad para ningún otro fin fuera de facilitar tu cumplimiento normativo. Si nos integramos con un socio externo para procesar estos documentos, lo verás listado en la Sección 8.

d. Cumplimiento con agencias de viajes online (OTA)

Cuando usas funciones de cumplimiento para OTA —como restringir promociones en enlaces sujetos a sus políticas—, SmoothStay te da herramientas de apoyo, pero eres el único responsable de asegurar que el contenido de tus guías cumpla con los términos de cada plataforma de reservas que uses.

5. Base legal para el tratamiento (usuarios de EEE y Reino Unido)

Si estás en el Espacio Económico Europeo o en el Reino Unido, procesamos tus datos personales bajo las siguientes bases legales:

• Ejecución de un contrato: para entregarte los Servicios suscritos, incluido el procesamiento de reembolsos

• Interés legítimo: para analíticas, seguridad, prevención de fraudes, aplicar la regla de garantía de una vez por cliente, mejorar el servicio y asociar la actividad de la guía con una reserva existente

• Consentimiento: para comunicaciones de marketing

• Obligación legal: para cumplir con regulaciones aplicables, como normativas contables y fiscales

Cuando procesamos datos de huéspedes en tu nombre como encargado, tú defines la base legal como responsable del tratamiento.

6. Tus derechos

a. Usuarios de EEE y Reino Unido (GDPR / UK GDPR)

Si resides en el EEE o Reino Unido, puedes:

• Acceder a tus datos personales que conservamos

• Corregir información inexacta o incompleta

• Solicitar la eliminación ("derecho al olvido")

• Limitar el tratamiento u oponerte a él

• Retirar tu consentimiento en cualquier momento (sin afectar el tratamiento previo legal)

• Solicitar la portabilidad de datos en un formato legible por máquina

• Presentar una queja ante tu autoridad local de protección de datos

b. Residentes de California (CCPA / CPRA)

Si resides en California, puedes:

• Solicitar acceso a las categorías y piezas específicas de datos recopilados

• Solicitar la eliminación de tus datos personales

• Optar por no permitir la venta o el intercambio de tus datos (no vendemos ni compartimos tus datos)

• Solicitar la corrección de información personal inexacta

c. En cualquier parte del mundo

Dondequiera que vivas, puedes pedirnos acceder a tus datos personales, corregirlos, eliminarlos, oponerte a ciertos usos o limitarlos (como marketing), o retirar tu consentimiento. Algunas leyes les dan nombres específicos, como los derechos ARCO en México (acceso, rectificación, cancelación y oposición). Respondemos a estas solicitudes dentro de los plazos que exija tu legislación local, y también puedes acudir a tu autoridad de protección de datos.

d. Cómo ejercer tus derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envía un correo a hello@smoothstay.io con los datos necesarios para verificar tu identidad. Respondemos dentro de los 30 días posteriores a la verificación, o antes si la ley local lo exige. Para solicitudes sobre datos de huéspedes, podríamos derivarte al anfitrión que los recopiló, ya que es el responsable del tratamiento.

7. Almacenamiento y seguridad de datos

Tus datos se guardan en infraestructura en la nube confiable que cumple con estándares de privacidad y seguridad de la industria. Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas, que incluyen:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo

• Autenticación segura de usuarios

• Control de acceso basado en roles que limita el acceso interno a datos personales

• Monitoreo continuo de plataforma e infraestructura

• Controles estrictos para documentos de identidad subidos en el check-in

Ningún sistema es infalible. Si ocurre una vulneración de seguridad que comprometa tus derechos y libertades, te notificaremos a ti y a la autoridad correspondiente dentro de los plazos legales (72 horas bajo GDPR, en la medida de lo posible).

8. Subencargados del tratamiento

Usamos un grupo selecto de proveedores de confianza ("subencargados") para operar y mejorar SmoothStay. La lista actual incluye:

• Hospedaje e infraestructura principal: Nuestra plataforma y datos se alojan en la infraestructura en la nube segura de AWS (EE. UU.)

• Lemon Squeezy: Facturación, gestión de suscripciones y procesamiento de pagos; actúa como comerciante registrado (EE. UU.)

• Rybbit: Analítica de sitios y apps enfocada en privacidad; sin cookies, no recopila datos personales, compatible con GDPR por diseño (Alemania, UE)

• Proveedores de LLM: Generación de guías con AI y respuestas del chatbot con AI (EE. UU.)

• Loop.so: Email marketing (EE. UU.)

• GTranslate: Funciones de traducción de guías (EE. UU. y UE)

• Hospitable: Integración de PMS e intercambio de datos de reservas (EE. UU.)

9. Retención de datos

Solo conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para:

• Prestar los Servicios y mantener activa tu cuenta

• Cumplir con obligaciones legales, contables o normativas

• Resolver disputas o hacer valer nuestros acuerdos

Datos de la cuenta del anfitrión: Se conservan durante tu suscripción y se eliminan o anonimizan en un plazo de 30 días tras cerrar la cuenta, a menos que la ley exija guardarlos por más tiempo.

Reembolsos bajo la Garantía Smooth Start: Si recibes un reembolso bajo nuestra garantía de 60 días, cerramos tu cuenta y eliminamos tus datos, guías y contenido de nuestros sistemas activos al emitirse el reembolso, sin esperar el plazo de 30 días. Las copias de respaldo rutinarias se borran conforme expiran dichos respaldos. Guardamos un registro básico del reembolso (tu nombre, correo, nombre de la organización, ID de cliente de Lemon Squeezy, fecha, monto y tus comentarios) solo el tiempo necesario para aplicar la regla de una sola vez por cliente y cumplir obligaciones fiscales y contables, sin exceder los 7 años. Lemon Squeezy, como comerciante registrado, conserva sus propios registros según su política de privacidad.

Datos de huéspedes: Los recopilados mediante funciones de check-in o registro se guardan durante el tiempo mínimo indispensable para cumplir su finalidad, según lo defina la ley (incluidos registros oficiales de huéspedes). Puedes configurar los períodos de retención disponibles; de lo contrario, puedes escribirnos para solicitar su eliminación.

Documentos de identidad: Los recopilados en el check-in online se eliminan en cuanto termina el proceso de check-in y expira cualquier plazo legal obligatorio de conservación.

Puedes pedir la eliminación de tus datos en cualquier momento escribiendo a hello@smoothstay.io.

10. Cookies y seguimiento

a. Lo que usamos

• Cookies esenciales: Necesarias para el funcionamiento de la plataforma (sesiones de inicio, tokens de seguridad). No se pueden desactivar.

• Cookies funcionales: Si activas el registro de huéspedes en una guía, se guarda una cookie en su dispositivo para recordar que ya se registró. Solo aplica a esa propiedad, expira a los 90 días y no contiene datos personales.

• Analíticas: Usamos Rybbit, una herramienta de analítica enfocada en privacidad que no usa cookies ni recopila datos personales. Las analíticas de uso de las guías (páginas vistas, artículos leídos, interacciones con el chatbot) estiman la ubicación mediante la zona horaria del navegador, sin registrar direcciones IP.

b. Consentimiento

Cuando los huéspedes abren una guía mediante un enlace de reserva, ven un aviso descartable que indica que su actividad puede asociarse a su reserva. No es una solicitud de consentimiento, sino un aviso de transparencia bajo la base de interés legítimo, ya que se relaciona con una reserva real. No mostramos avisos en enlaces compartidos públicos o generales, donde las analíticas son anónimas. La cookie de registro funcional se puede borrar en cualquier momento desde los ajustes del navegador.

c. Cookies de terceros

El contenido integrado o las herramientas de terceros en nuestro sitio pueden instalar sus propias cookies, sujetas a sus políticas de privacidad. Nosotros no las controlamos.

11. Privacidad de menores

SmoothStay no está diseñado para menores de 16 años. No recopilamos a sabiendas datos personales de menores. Si descubrimos que recopilamos datos de alguien menor de 16 años, los eliminaremos de inmediato. Si crees que un menor nos proporcionó datos personales, escríbenos a hello@smoothstay.io.

12. Transferencias internacionales de datos

Tus datos pueden procesarse en Estados Unidos o en otros países donde operan nuestros subencargados. Para transferencias de datos personales desde el EEE o el Reino Unido hacia países sin decisión de adecuación, recurrimos a garantías adecuadas como las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea, o mecanismos equivalentes bajo el UK GDPR.

13. Transferencias comerciales

Si SmoothStay o HelloBnB LLC participa en una fusión, adquisición, financiamiento, reorganización o venta de activos, los datos personales pueden transferirse al nuevo propietario como parte de la operación. El nuevo propietario deberá protegerlos conforme a esta Política de Privacidad. Te notificaremos por correo o dentro de la app antes de que tus datos queden sujetos a una política distinta.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. La fecha de "Última actualización" al inicio refleja la versión más reciente. Si hacemos cambios sustanciales sobre cómo tratamos tus datos personales, haremos esfuerzos razonables para avisar a los clientes activos por correo o dentro de la app antes de que entren en vigor. El uso continuo de los Servicios tras los cambios implica la aceptación de la política actualizada.

15. Idioma

Esta Política de Privacidad está redactada en inglés. Podemos ofrecer traducciones (incluidas traducciones automáticas en el sitio web) solo por conveniencia. Si existe alguna discrepancia con la versión en inglés, prevalecerá la versión en inglés.

16. Contacto

Para preguntas, dudas, solicitudes de acceso a datos o temas del DPA, contáctanos en:

Correo electrónico: hello@smoothstay.io Dirección postal: HelloBnB LLC (DBA SmoothStay) 1007 N Orange St, 4th Floor, Suite 3246 Wilmington, DE 19801, USA